toplantı set etmek ne demek?
Toplantı Set Etmek
Toplantı set etmek, bir araya gelmesi gereken kişilerin (veya grupların) belirli bir amaç doğrultusunda, belirli bir zamanda ve yerde (fiziksel veya sanal) buluşmasını organize etme işlemidir. Başarılı bir toplantı set etme süreci, toplantının verimli geçmesini ve hedeflenen sonuçlara ulaşılmasını sağlar.
Aşamalar:
- Amaç Belirleme: Toplantının neden yapıldığını, hangi konuların ele alınacağını ve hangi sonuçların hedeflendiğini netleştirmek önemlidir. (Amaç Belirleme)
- Katılımcı Seçimi: Toplantıda bulunması gereken kişileri, bilgi sahibi olmaları, karar alma yetkileri ve ilgili konularda katkı sağlayabilmeleri kriterlerine göre belirleyin. (Katılımcı Seçimi)
- Tarih ve Saat Belirleme: Katılımcıların uygunluk durumlarını göz önünde bulundurarak, toplantı için en uygun tarih ve saati belirleyin. Takvim uygulamalarını kullanarak çakışmaları önleyebilirsiniz. (Tarih ve Saat Belirleme)
- Yer ve Platform Seçimi: Toplantının fiziksel olarak mı yoksa online mı yapılacağına karar verin. Fiziksel toplantılar için uygun bir mekan, online toplantılar için ise güvenilir ve kullanımı kolay bir platform (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet vb.) seçin. (Yer ve Platform Seçimi)
- Gündem Oluşturma: Toplantıda ele alınacak konuları ve tartışma sırasını belirleyen bir gündem hazırlayın. Gündemi katılımcılarla önceden paylaşarak hazırlıklı gelmelerini sağlayın. (Gündem Oluşturma)
- Davetiye Gönderme: Toplantı tarihi, saati, yeri/platformu, gündemi ve diğer ilgili bilgileri içeren bir davetiye hazırlayarak katılımcılara gönderin. Davetiyeye katılım durumunu bildirme (RSVP) seçeneği ekleyerek katılım sayısını takip edebilirsiniz. (Davetiye Gönderme)
- Hatırlatma Gönderme: Toplantıdan bir gün önce veya birkaç saat önce katılımcılara bir hatırlatma e-postası veya mesajı göndererek katılımı teyit edin ve olası gecikmeleri önleyin. (Hatırlatma Gönderme)
İpuçları:
- Toplantı süresini mümkün olduğunca kısa tutun.
- Gündeme sadık kalın ve tartışmaları konu dışına çıkmamaya özen gösterin.
- Toplantıda alınan kararları ve aksiyon maddelerini not alın ve katılımcılarla paylaşın.
- Toplantıdan sonra geri bildirim toplayarak gelecekteki toplantıları iyileştirebilirsiniz.